浙江省农业机械学会档案管理制度
日期: 2023-08-30
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第一章 总则
第一条 为加强浙江省农业机械学会（以下简称“学会”）档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学会发展服务，特制定本制度。
第二条 学会档案，是指学会从事管理以及其他各项活动直接形成的对学会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学会档案分为受控档案和非受控档案。
第三条 档案管理人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 文件材料的收集管理
第四条 学会指定专人负责文件材料的管理。
第五条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交办公室主任审阅后归档。
第三章 归档范围
第六条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
第七条 本学会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第八条 本学会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第九条 本学会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十条 本学会工作人员劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十一条 本学会的大事记录及反映本学会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章 归档要求
第十二条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十三条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十四条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
第十五条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
（一）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（二）案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章 档案管理人员职责
第十六条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
第十七条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
第十八条 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护学会档案的完整与安全。
第六章 档案的利用
第十九条 学会档案只有学会内部人员可以借阅，其中非受控文档的借阅要由办公室主任签字批准，受控文档的借阅要由秘书处负责人签字批准。
第二十条 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书处处理。
第二十一条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。
第二十二条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
第二十三条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
第二十四条 不准转借，必须专人专用。 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第七章 附则
本制度经第十届理事会第一次会议审议通过，自审议通过之日起执行。
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